Folge 41 - Wie läuft das perfekte Meeting?

Bevor es losgeht mit dieser Folge von Business Gladiators Unplugged hier ein Hinweis in eigener Sache für alle meine Podcast Hörerinnen und Podcast Hörer. Am achtzehnter erster.

Um achtzehn uhr eins veranstalte ich mein erstes Live Webinar in diesem Durchbruch zwei tausend drei und zwanzig alle Infos für dich auf philippmarathaner com. Durchbruch zwei tausend drei und zwanzig und jetzt viel Spaß mit dieser Folge. Wie läuft eigentlich das perfekte Meeting? Willkommen zu einer neuen Folge von Business Gladiators Unplugged, dem Podcast für Unternehmerinnen und Unternehmer. Jede Woche geht es hier um eine ausgewählte Frage aus meiner Podcast Community. Eine Frage, die Unternehmerinnen und Unternehmer beschäftigt, bewegt, aufregt, vielleicht oft ratlos zurücklässt. Und diese Frage könnte auch von dir stammen. Ich lade dich ein, geh auf philippmarathaner com Podcast. Rechts unten findest du ein kleines Icon, wo du mir deine Frage stellen kannst oder du schickst mir deine Frage ganz einfach an hallolippmarataner com. Ich freue mich sehr über deinen Eintrag, über deine Frage, weil sie mir ermöglicht, den Podcast auf die Wünsche meiner Community anzupassen. Die heutige Frage ist tatsächlich eine, die viele Unternehmen beschäftigt und die in Unternehmen im Regelfall ja auch täglich beantwortet werden muss.

Nä Wie läuft eigentlich das perfekte Meeting ab? Zu diesem Thema wurden unendlich viele Bücher geschrieben, aber wer diesen Podcast hier kennt, weiß Wir sprechen hier nicht über Bücherwissen. Wir reden hier über praktische Erfahrungen und deswegen möchte ich mit dir teilen, wie Meetings in meinem Unternehmen, in meinen beiden Unternehmen ablaufen.

Einmal mehr auch in Corona Zeiten, in Zeiten, wo wir einander im Hangout oder über Zoom gegenüber sitzen. Wir haben im Unternehmen eine gute Tradition, fast Routine für uns entwickelt, wie wir Meetings beginnen. Wir sorgen zunächst in Meetings dafür, dass die richtige Stimmung, der richtige Stimmungsboden auch geschaffen ist, damit wir qualitativ gute Arbeit und gute Entscheidungen treffen und leisten können.

Das funktioniert im Regelfall so, dass das Meeting nicht mit dem ersten Tagesordnungspunkt beginnt. Also wir stürmen nicht in Meetings rein und beginnen sofort mit der Arbeit, sagen Jetzt geht's los. Erster Tagesordnungspunkt. Das ist das Problem.

Hier ist was schief gelaufen, das, was wir so gerne tun, nämlich einfach gleich mit der Tür ins Haus fallen, gleich mal alles auf den Tisch, was nicht funktioniert, was nicht läuft, was gerade an Kritik auszusetzen ist. Und dann hoffen wir, dass alle natürlich konstruktiv sind und voller Freude und Motivation in so ein Meeting einsteigen und sind dann verwundert, wenn die Stimmung gleich mal in den Keller knallt. Wir machen das anders. Wir sorgen in jedem Meeting zunächst einmal dafür, dass wir eine anständige, gut etablierte Wellenlänge haben, auf der wir miteinander überhaupt kommunizieren können. Und so eine Wellenlänge ist im Regelfall zunächst einmal geprägt von Respekt und Wertschätzung. Und jetzt könnte man Warum ist das denn nicht eh selbstverständlich? Müssten die Teilnehmer eines Meetings denn nicht wissen, dass wir einander respektieren und wertschätzen? Die Antwort Naja, in der Theorie vielleicht, aber in der Praxis ehrlicherweise nicht. Das heißt, wir nutzen den Einstieg in jedes Meeting dafür, auch Wertschätzung und Respekt zu teilen. Das schaut in der Praxis ganz einfach so aus, dass jede und jeder in einem Meeting einmal die Möglichkeit bekommt, was Nettes zu sagen zum Gegenüber, zu einer Situation, die gerade positiv passiert ist.

Dank zum Äußern, Wertschätzung zu Äußern einer Person oder einer guten Errungenschaft der Woche oder des Tages, um hier mal den Fokus auf die Dinge zu bringen, auf die wir gemeinsam bauen können, auf die Dinge zu bringen, die uns verbinden und damit eine Basis zu schaffen, wo wir am Ende so einer Einstiegsrunde Ja, wir respektieren einander, wir schätzen einander, wir mögen einander und wir hoffen jetzt alle gemeinsam auf ein gutes, produktives Meeting. Für jemanden, der das noch nicht gemacht hat und noch nie versucht hat, mag das vielleicht verrückt anmuten oder esoterisch anmuten. Ich kann dir eines Für mein Team und mich mutet es verrückt an, wenn wir mittlerweile in anderen Unternehmen an Meetings teilnehmen, wo das nicht passiert.

Es ist verrückt für uns. Es ist verrückt für uns, dass wir uns nicht einmal fünf Minuten Zeit nehmen, um uns dankbar zu zeigen für etwas, wo mir jemand geholfen hat. Dankbar zu zeigen für etwas, was vielleicht auch der Vorgesetzte oder die Vorgesetzte für mich gemacht hat. Dankbar zu zeigen für die spannende Aufgabe, Wertschätzung zu zeigen für die Qualifikation der Kolleginnen und Kollegen, die am Tisch sitzen. Für uns mutet es verrückt an, das nicht zu tun, aber wir praktizieren das seit vielen, vielen Jahren bei mir in meinen Unternehmen.

Das heißt, nach so einer Einstiegsrunde, wie wir sie nennen, wo wir Wertschätzung und Respekt teilen, beginnt dann die eigentliche Arbeit. So eine Runde dauert je nach Meetinggrösse oft zwischen fünf und zehn Minuten. Jetzt werden die Ersten schon schreien und Halleluja, wenn wir sechzig Minuten Meeting haben und dafür zehn Minuten schon mal aufwenden, um Nettigkeiten auszutauschen, dann verlieren wir ja wertvolle Zeit.

Ich glaube, das Gegenteil ist der Fall. Das Gegenteil ist der Fall, wenn wir eine ordentliche Basis haben, um gemeinsam zu arbeiten, dann funktionieren die Meetings im Regelfall danach deutlich produktiver. Die zweite Erfahrung, die ich mit dir teilen will, Wir bereiten vor allem Sure Fixes, also regelmäßige Meetings, die dem Austausch dienen, entsprechend vor.

Wir tun das mit einer digitalen Agenda. Wir haben also ein kollaboratives Dokument, auf das alle teilnehmen, Teilnehmerinnen und Teilnehmer eines Jourfixes zugreifen können, wo im Vorfeld die Agenda gespeist wird. Das bedeutet, dass es freie Zeilen gibt, wo jede und jeder aus diesem Meeting vorab seine Tagesordnungspunkte eintragen kann. So ermöglicht es einer Vorsitzführung eines Meetings, wenn man das so nennen will, auch ein Meeting entsprechend vorzubereiten, zu gewichten, die Reihenfolge festzulegen, Zeitkontingente festzulegen und es lässt ein Meeting dann auch sehr zügig starten und sehr produktiv abwickeln. Es entstehen keine unnötigen Pausen, wenn der erste Punkt diskutiert ist, ist ganz klar, was als zweiter Punkt folgt. Wir haben aber auch die Erfahrung gemacht, dass solche Agenda Zusammenstellungen nicht statisch sein können, also eine immer gleiche Agenda, die einfach nur abgespult wird, sondern wirklich dieses dynamische, gemeinsame Erstellen der Meeting Agenda im Vorfeld eines Meetings dazu beiträgt, dass alle sich auch mit den Inhalten im Vorfeld schon beschäftigen.

Diese Agenda kann man dann zum Beispiel auch in unterschiedliche wiederkehrende Schwerpunkte gliedern und Clustern, um so einem Meeting auch Fokus zu geben. Das heißt, die Agenda könnte zum Beispiel unterschiedliche Spalten haben. Eine Spalte für operative Themen, eine Spalte für Zukunftsthemen oder zukünftige Risiken, eine Spalte für Snapshot aus dem Team, Eine Spalte für Erfolge, die geteilt werden. Also durch die Spalten in dieser Agenda kannst du so etwas wie Kategorien schaffen, in die die Agenda sich letzten Endes unterteilt.

Und diese Kategorien geben am Ende so einem Jour Fix auch entsprechend Fokus. Der dritte Ratschlag für ein produktives, effizientes Meeting ist eine ganz klare Meetingführung. Es muss also klar sein, wer führt dieses Meeting, wer ist verantwortlich dafür, dass das Meeting vorankommt, wer ist verantwortlich dafür, Es anzusprechen, wenn ein Meeting ins Stocken kommt. Wer ist verantwortlich dafür, dass am Ende auch Ergebnisse, To Dos und Outputs festgehalten werden. Die Meetingführung ist also im Vorfeld eines Meetings ganz klar festzulegen. Als vierten Ratschlag möchte ich dir gerne eine Erkenntnis mitgeben, die über die Jahre erst gereift ist bei uns, nämlich die Bedeutung klarer Ergebnisse und Zuständigkeiten am Ende eines Meetings.

Viele Meetings entwickeln sich oft als Besprechungsgesellschaften, wo man Probleme wälzt oder Lösungen wälzt und dann gehen alle glücklich auseinander, aber am Ende wurde nichts entschieden. Das heißt, es lohnt sich, Entscheidungen und auch Verantwortlichkeiten und To Dos tatsächlich ganz glasklar festzuhalten. Wer hat was bis wann zu tun? Welche Entscheidung wurde getroffen?

Eine Art Meeting Protokoll, für das auch eine Person im Meeting verantwortlich sein sollte. Der letzte Tipp, den ich dir mitgeben will, mag ein banaler sein, aber ich habe oft festgestellt, dass Meetings, denen die Zeit davonläuft, also Meetings, die dann am Ende eines Zeitkontingents wie eine Vollbremsung enden, im Regelfall unbefriedigend für alle Teil Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind. Wir lösen das oft so, indem wir zum Beispiel einen Wecker stellen, der uns erinnert, dass zum Beispiel nur noch zehn Minuten für dieses Meeting verfügbar sind und entscheiden dann bewusst, welche Punkte wir in dieser Zeit noch debattieren wollen und welche wir auf einen anderen Termin vertagen. Die Vollbremsung am Ende, wo dann nicht mehr genug Zeit bleibt, ein Meeting auch anständig zu beenden und die Teilnehmer zu verabschieden. Diese Unzufriedenheit ist kein guter Schlusspunkt für ein Meeting. Im Gegenteil sollten sich am Ende eines Meetings im besten Fall alle nochmal ordentlich auf die Schulter klopfen und die Ergebnisse und Entscheidungen des Meetings entsprechend abfeiern und es damit so abschließen, wie es begonnen hat, nämlich mit einem positiven Schwung, den man aus einem Meeting auch mitnimmt. Ich hoffe, das sind praktische Tipps, die du in deiner Arbeit anwenden kannst, wenn es um die Zusammenstellung und Abwicklung von Meetings gibt.

Vielleicht ein letztes one more thing, wie man es so schön nennt. Ich habe eines auch gelernt über die Zeit, nämlich dass ich mir regelmäßig, sicherlich mehrmals im Jahr die Zeit nehme, auch kritisch zu überprüfen, welche Meetings in die Jahre gek sind, welche Meetings ihren Zweck nicht mehr erfüllen, welche Meetings sich nicht mehr richtig anfühlen, welche Meetings vielleicht auch nicht mehr ausreichend Nutzen für die Teilnehmer stiften und wo vielleicht dann die Teilnehmerzusammensetzung zu überdenken ist, das Format zu überdenken ist, die Regelmäßigkeit zu überdenken ist. Nichts ist in Stein gemeißelt.

Ich habe in meinem Unternehmen sicherlich schon mehrmals alle möglichen Meetingformate überarbeitet und das gehört auch dazu, um die Produktivität und die Wirksamkeit von Meetings zu wahren. Das war die dieswöchige Ausgabe von Business Gladiators Unplugged und ich hoffe, es war wieder was für dich dabei. Schick mir deine Frage unbedingt an hallolippmarataner com oder über meine Website philippmarathaner com Podcast. Ich freue mich sehr, wenn du nächste Woche wieder dabei bist.