Folge 221 - Produktivität_ Wo finde ich die Zeit, die mir fehlt_ 1_3 (Effizienz)

Wo finde ich die Zeit, die mir fehlt? Teil eins Ja, wo finde ich die Zeit für die wichtigen Dinge, die Dinge, die ich gerne tun möchte? Die Zeit, die mir fehlt, Das ist die Frage, die so oft bekomme von Unternehmerinnen, Unternehmern, Selbstständigen auf so vielen unterschiedlichen Levels, von Führungskräften in klein und Mittelbetrieben, CEOs von großen Konzernen, von epus und Entrepreneurs auf allen Levels. Alle haben wir die gleiche Wie finden wir oder wo finden wir die Zeit, die uns fehlt, um die wirklich wichtigen Dinge zu tun?

Und weil ich die Frage so oft bekomme, habe ich beschlossen, ein Special zu schnüren. Ein Special, das mehr als eine Folge ist. Weil als ich mir über die Frage kurz Gedanken gemacht habe, habe ich festgestellt, da sind einige Hacks, die ich in meinem Leben angewendet habe oder auch aktuell anwende, von denen ich hoffe, dass du profitieren kannst.

Es wären insgesamt drei Folgen an der Zahl, wo wir in die Frage Wie heben wir den Schatz der Zeit, die wir brauchen und die uns fehlt für die wirklich wichtigen Dinge. Und ich habe die drei Folgen strukturiert, um sie auf ein paar wesentliche Säulen zu stellen. Und die erste Säule, über die wir heute in der Folge reden werden, ist der Faktor Effizienz, also die Dinge richtig zu tun. Kleiner Teaser vorab. In der nächsten Folge geht es um Effektivität. Da geht es dann darum, die richtigen Dinge zu tun.

Und in der letzten Folge dieser Serie, der dreiteiligen Serie, geht es um Struktur, den richtigen Rahmen für all das zu setzen. Und so steigen wir ein in die Wo finde ich die Zeit, die mir fehlt? Es ist ein höchst praktisches Thema und deswegen habe ich wirklich große Lust und Laune ihr unnächst wieder bei einer Veranstaltung.

Ich wär nach der Keynote zu mir hergestartet und Philipp, wann machst du das alles? Deine Podcasts, die Keynotes, all die Dinge? Weil ich sage ja immer dazu, das ist ja nicht mein Beruf.

Ich mache all diese Dinge ja on top zu meinen Businesses, von denen drei operativ unterwegs sind und wirklich tief im Geschäft stehen, mache ich diese Dinge ja oben drauf. Ich bin ja nicht Podcaster im Beruf, ich bin ja nicht Keynote Speaker im Beruf und ich bin auch nicht Autor im Beruf. Ich sage manchmal liebevoll, das ist mein Hobby.

Aber ich hätte keine Zeit für mein Hobby, wenn ich nicht über die Jahre gelernt hätte, den Schatz zu heben. Und genau den Schatz möchte ich mit dir teilen in drei Folgen und in dieser ersten Folge zum Thema Effizienz, also wie tun wir die Dinge, die wir auf eine richtige Art und Weise? Und da möchte ich dir auf drei Dinge heute hinweisen, die du als Prüfraster über deinen Kalender drüberlegen kannst. Und ich empfehle dir wirklich, nimm dir dein Kalender her oder wo auch immer du notierst, was du tust. Vielleicht ist es ein Notizbüchlein, ein Planungsbuch, dein digitaler Kalender und schau einmal drauf, was du so die letzten Wochen gemacht hast und die nächsten Wochen geplant hast. Und dann empfehle ich dir folgende drei Raster drüber zu legen.

Die erste Frage, und das war für mich ein Magic Moment, eine Erkenntnis, wie ich das gehabt habe, weil sich so viel verändert.

Es gibt keine ungeschriebene Regel und schon gar kein geschriebenes Gesetz, dass Termine oder Meetings immer eine Stunde dauern müssen oder immer eine halbe Stunde dauern müssen oder um es anders zu sagen, Termine, die länger dauern als nötig sind. Zeitfresser Nummer eins, ich bring dir ein praktisches Beispiel. Ich habe irgendwann festgestellt, dass ich noch operativ sehr viele Bewerbungsgespräche geführt habe mit Menschen, die in meinen Unternehmen arbeiten wollten. Ich habe einfach für mich festgestellt, irgendwann bin eigentlich nach zehn, fünfzehn Minuten habe ich einen ersten Eindruck und weiß, ob ich mich mit der Person vertiefen will oder nicht. Dann gilt es natürlich tiefer einzusteigen mit einer fachlichen Überprüfung mit ins Detail gehen, aber ich weiß auch nach zehn Minuten, Viertelstunde, ob das auch nicht passt und resoniert. Und ich habe dann irgendwann festgestellt, dass ich Bewerbungsgespräche, aus welchen Gründen auch immer, aus Höflichkeit wahrscheinlich immer veranstaltet habe für eine Stunde und mir immer dann gedacht habe, naja, eigentlich nach zehn, fünfzehn Minuten ist die Sache klar. Und dann habe ich aber aus Respekt mich bemüht, die Zeit dort zu füllen und hab irgendwann für mich entdeckt, dass das eigentlich extrem ineffizient ist und habe dann das so umgestellt, dass ich in unserem Bewerbungsprozess implementiert habe ein erstes Abtastgespräch, ein erstes Sounding Gespräch und habe das von Anfang an nur veranschlagt für eine Viertelstunde, wo wir ganz kurz uns beschnuppern, uns kennenlernen, zwanzig Minuten. Das hat von vornherein auch die Erwartung so gesetzt, dass das nur ein erstes klimatisches Aufeinandertreffen ist und habe in Hinkunft dann in einem Slot von einer Stunde drei dieser Gespräche untergebracht, weil ich festgestellt habe, ich brauche einfach nicht länger als eine Viertelstunde, zwanzig Minuten, um einen ersten Eindruck von jemandem zu gewinnen. Und so gilt es für viele Dinge im Leben, wo man einfach feststellt, es muss nicht Mittagessen, das du dir ausmachst, neunzig Minuten dauern. Es muss nicht jeder Termin am Abend open end angesetzt sein. Ich liebe Leute, die zu Dinnerpartys einladen und sagen, die Dinnerparty dauert von neunzehn uhr dreiig bis ein und zwanzig uhr dreiig. Grandios. Das nenne ich wahre Effizienz.

Das heißt wirklich einmal zu prüfen, wie lange muss ein Termin wirklich dauern und was darüber hinaus machst du vielleicht, weil es eine soziale Erwartung ist, weil es nicht kommuniziert ist, weil du dir einfach vorher nicht überlegt hast, wie viel Zeit veranschlagen wir effizient dafür. Und wenn du das änderst, dann wirst du schon mal so viel rauskriegen an leerer Zeit, die sich versteckt aktuell als Polster in unterschiedlichsten terminlichen Verpflichtungen, dass du wirklich daraus auch Zeit gewinnen wirst. Das ist der erste Hack, um Effizienz in deine Terminplanung reinzubringen und in deinen Kalender reinzubringen. Der zweite Hack ist, und auch das, man mag glauben, immer sehr banale Dinge, aber es hat so viel verändert für mich.

Der zweite Hack ist, das richtige Format zu wählen. Was meine ich damit? Es gibt Leute, die alles wird in persönlichen Treffen abgehandelt.

Mir kommt vor, das ist eine sehr klassische Form, um Business zu tun. Alles wird im schlimmsten Fall in einstündigen oder mehrstündigen persönlichen Treffen abgehandelt. Ich möchte daran erinnern, eine Sache ist uns ja allen mittlerweile wohlbekannt, spätestens seit der Pandemie, wo wir alle uns ins Homeoffice vertschüsst haben, die wir Computerjobs gehabt haben oder derartige Arbeitsplätze gehabt haben.

Videocalls ist eine Möglichkeit, ein Format zu wählen, das oft deutlich effizienter ist, schon allein, weil du dir Wegzeiten ersparst als ein persönliches Treffen. Manchmal ist ein Video Call um ein Vielfaches effizienter, eben weil Wegzeiten wegfallen, weil man manchmal sagt, man macht nur zwanzig Minuten eine schnelle Abstimmung aus zehn Minuten, fünfzehn Minuten. Niemand hat ein Problem bei einem Videocall, das in dieser Kürze auszumachen.

Beim persönlichen Gespräch kommt es den meisten Menschen komisch vor. Im Übrigen gibt es auch das gute alte Telefonat noch immer und das mag jetzt vielleicht gleich mich als Dinosaurier outen. Ich bin grundsätzlich kein Freund von Telefonaten, schon gar nicht von unangekündigten Telefonaten. Ich gehöre zu denen, die, wenn sie jemand anruft, den sie nicht kennen, einfach nicht abhebt, weil würde ich die Person kennen, dann hätte ich was mit ihr geplant und wenn ich sie nicht kenne, dann wird sie einen anderen Weg finden, um mir mal zu zeigen, ob das jetzt für mich wichtig ist oder Relevanz hat. Aber ich habe für mich festgestellt, dass Telefonate als bewusst gesetztes Format eine extreme Effizienz haben, um Dinge, die man in einem persönlichen Gespräch in einer Stunde besprechen würde, in einem Telefonat vielleicht in fünf Minuten zu klären, weil und ich oute mich da jetzt gerne als wenig geselliger Mensch in diesen Dingen oder vielleicht auch wenig sozialer Mensch in diesen Dingen, weil sozusagen das ganze drumherum wegfällt. Man kommt in einem Telefonat relativ zackig auf den Punkt, bespricht die Dinge, die es zu besprechen gilt und noch wahrscheinlich spätestens zehn Minuten ist die Sache erledigt. Das heißt also, das richtige Format zu wählen, ist der zweite Hack, den ich dir mitgeben will. Schau mal wirklich drauf, ob die Termine, die du hast, alle im korrekten Format stattfinden. Manchmal, ich hab zum Beispiel eingeführt mit meinem allerengsten Team, die wirklich mit mir arbeiten, also meine Büroleiterin, meine Social Media Managerin, also mein allerengstes Team mit denen habe ich jetzt einfach eingeführt. Ich höre die jeden Tag in der Früh zehn, fünfzehn Minuten telefonisch, wenn man einen Telefon schürfix.

Dazu muss ich erstens nicht im Büro sein, was ich sehr schätze. Zweitens tun wir nicht unnötig den Jour fix auf eine Stunde ausdehnen und drittens läuft er telefonisch extrem effizient und ich kann ihn von überall machen. Meistens bin ich im Auto und kann so die Zeit wirklich super nutzen. Das bringt mich zum dritten Punkt und letzten Hacker, der in der Kategorie die Dinge richtig tun, also Effizienz reinbringen in deine zeitliche Planung, in dein Zeitmanagement, das Angenehme mit dem Nützlichen zu verbinden. Was meine ich damit? Jetzt gehört Autofahren vielleicht nicht zwingend zu den angenehmen Dingen, auch wenn es manche genießen Ich gehöre nicht zu denen, aber trotzdem sitze ich jeden Tag am Weg in die Arbeit. Jetzt kann ich das für viele Dinge nutzen.

Ich kann zum Beispiel meinen Telefonschuh fix im Auto absolvieren und brauche dann keinen Termin im Büro absolvieren. Das ist eine Möglichkeit. Ich kann aber auch die Podcasts, die mich interessieren, im Auto hören.

Ich kann sagen, ich mache Meeting im Spazieren durch den Park. Und ich kann auch für mich persönlich ein absoluter Favorit, das Nützliche, nämlich die Nahrungsaufnahme zu Mittag mit den Wichtigen verbinden, nämlich ein Meeting an Austausch, Besprechung. Ich sage gleich, ich mache das eigentlich nie im Sinne eines klassischen Geschäftsessens mit Netzwerkkontakten. Also dieses ausgedehnte neunzig Minuten Mittagstermin, das mache ich aus besagten Gründen von vorhin eigentlich nicht. Ich nutze die Mittagszeit vor allem für interne Meetings, also im Wesentlichen die Koordinationen mit meinen Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern. Warum?

Weil wir da relativ zügig einsteigen können. Das sind Meetings von dreiig bis fünf und vierzig Minuten. Da tun wir nicht unnötig lang rum.

Wir marschieren wohin, bestellen uns was zum Essen, steigen ein, plaudern, nutzen das als informellen Austausch, um Themen zu besprechen, die am Tisch liegen, nutzen das für Bonding, nutzen das aber auch für wichtige Agenda Punkte, die wir auf der Liste haben. Also wir verbinden das Angenehme mit dem Nützlichen ist. Ein weiterer Punkt, um einen großen Schatz zu heben, der dich effizienter machen wird. Das heißt, die ersten drei Dinge, die ich dir heute mitgegeben habe, sind Effizienz reinzubringen, die Dinge richtig zu tun. Das heißt damit in aller erster Linie, dass du Termine oder Verpflichtungen nicht länger ausdehnst, als sie nötig sind. Du wirst irgendwann feststellen, dass du Alles nimmt sich die Zeit, alles füllt den Raum. Wenn du einen Termin für eine Stunde eingeplant hast, dann bleiben die meisten Leute wie durch Zauberhand eine Stunde sitzen. Die wenigsten sagen, wir sind jetzt fertig, gehen wir noch sieben Minuten.

Genau das wäre aber gefragt. Und du kannst dich davor schützen, indem du zum Beispiel Termine knackiger und kürzer machst. Mein täglicher Jour fix ist fünfzehn Minuten und er ist, und das ist der zweite Punkt, telefonisch, weil zum Beispiel Telefon oft extreme Effizienz reinbringt, genauso wie Videocalls, die uns Wegzeiten ersparen.

Und das persönliche Meeting setze ich dann ein, wenn es wirklich Wert entfaltet. Also zum Beispiel in der Kreativarbeit. Kreativarbeit ist am Telefon meistens extrem unpraktisch und funktioniert zumindest für mich nicht.

Und selbst im Videocall ist es nicht immer super ideal. Und der dritte Punkt heute war das Angenehme mit dem Nützlichen verbinden, also spazieren, essen, gleichzeitig besprechen, auch da seine Möglichkeit, um den Schatz in der Effizienz zu heben. Was wir uns nächste Woche anschauen, ist das Thema der Effektivität, Also die richtigen Dinge zu tun.

Nicht nur die Dinge richtig zu tun, sondern die richtigen Dinge zu tun. Da habe ich nochmal drei Hacks für dich parat, bevor es dann eine Folge später ins Finale geht. Ich hoffe, da war was für dich dabei und ich hoffe, du hast zumindest durch diese drei Hacks fünfzehn Minuten rausgeschält, die du in meinem Sinne in die nächste Folge investierst.

Nächste Woche hier bei Business Gladiators Unplugged. Mein Name ist Philipp Maderthaner und ich freue mich auf dich. Alles Liebe und bye bye.