Folge 122 - Organisation_ Welche Tools nutzt du zur Selbstorganisation_

Bevor es losgeht mit dieser Folge von Business Gladiators Unplugged, hier ein Hinweis in eigener Sache für alle meine Podcast Hörerinnen und Podcast Hörer.

Am achtzehnter erster. Um achtzehn uhr eins veranstalte ich mein erstes Live Webinar in diesem Durchbruch zwei tausend drei und zwanzig alle Infos für dich auf philippmarathaner com. Durchbruch zwei tausend drei und zwanzig und jetzt viel Spaß mit dieser Folge.

Welche Tools nutzt du, um dich zu organisieren? Peter schreibt mir auf Philipp, welche Tools nutzt du, um dich zu organisieren? Ist es Outlook? Sind es Notizen? Wie machst du das?

Und ich greife die Frage von Peter von Instagram extrem gerne auf, weil ich glaube, dass Menschen in Führungsverantwortung, Unternehmerinnen und Unternehmer oft extrem gefordert sind, sich selbst zu organisieren und es gibt natürlich unterschiedlichste Wege und ich möchte ein bisschen reinleuchten in das, was für mich funktioniert hat. Was Tools und Plattformen betrifft, ist es sehr schlicht und kompakt aufgestellt bei mir. Ich nutze Slack als Kommunikationskanal mit meinem Team. Das heißt, alle meine Unternehmen haben Slack als Kommunikationsplattform. Das ist ein Kommunikationsdienst, der es dir erlaubt, in Threads zu kommunizieren, in Kanälen zu kommunizieren, diese rund um Themen oder Projekte anzulegen und so wirklich Kommunikation zu bündeln. Stell dir das vor wie ein internes Facebook oder ein internes soziale Netzwerkplattform, falls du Slack nicht kennst.

Das heißt, das ist unser Ersatz für E Mail im Wesentlichen und darüber kommuniziere ich. Es hat aber noch nichts zu tun mit meiner Selbstorganisation. Die ist im Regelfall recht schlicht aufgestellt und ich möchte eigentlich dir drei Dinge dazu nennen. Das eine, meine persönliche Organisation funktioniert im Wesentlichen über meinen Kalender.

Das heißt, ich versuche mich wirklich jeden Tag in Disziplin zu üben und das Programm, das ich mir in meinem Kalender vorgenommen habe, tatsächlich abzuspule. Und das ist natürlich bei mir eine unterschiedliche Dynamik jeden Tag. Manchmal sind es wirklich im Staccato Termine, was natürlich logisch ist, dass man die im Kalender findet. Ich plane mir aber auch Arbeitszeiten im Kalender ein. Das heißt, ich habe jetzt zum Beispiel, während ich diese Folge hier spreche, einen Blog für die Podcast Aufnahmen in meinem Kalender drinnen, der mir großzügig Raum gibt, um diese Folge und vielleicht noch ein paar weitere tatsächlich aufzunehmen. Das heißt, ich plane auch meine To Dos und die Zeit, die ich diesen Todos widme, in meinem Kalender ein. Und damit ist für mich eigentlich der Tag recht straight organisiert. Ich versuche einfach das zu meistern, was in meinem Kalender steht. Natürlich kommen dazwischen immer unvorhergesehene Dinge, das ist klar, aber im Wesentlichen versuche ich mich wirklich über diese Organisationsform, nämlich strukturiert, welche Slots, welche Kapazitäten, welche Zeitkontingente plane ich über diese Form auch tatsächlich zu organisieren. Ich habe dazu zu meinem Kalender, und das ist auch Teil meiner Organisation, ein ganz entscheidendes Rückgrat meines Wirkens.

Das ist mein Backlog unter Anführungszeichen, Das sind meine Notizen. Ich habe da unterschiedliche Plattformen schon genutzt, das eigene Notizprogramm von Mac, von Apple, ich habe auch schon Evernote genutzt. Im Wesentlichen geht es aber für mich darum, und ich habe schon eine eigene Podcast Folge dazu gemacht, um die Frage, wie ich mit neuen Ideen umgehe, dass ich einfach gelernt habe, nicht sofort jedem Impuls stattzugeben.

Das heißt, ich habe einen Ideenparkplatz und das ist für mich und meine Selbstorganisation extrem entscheidend. Wenn du Visionär bist, dann hast du ein Schicksal, dir fallen dauernd neue Dinge ein. Wenn du sofort springst und diese neuen Dinge verfolgst, dann wirst du nicht sonderlich wirksam und effizienter durch den Tag kommen. Das heißt, du brauchst einen Parkplatz für die neuen Ideen und Notizen sind ein wirksamer Parkplatz.

Das heißt, wenn mir was einfällt, dann kommt es in erster Linie in mein Notizbuch. Ich habe auch ein physisches Notizbuch, ich arbeite mit unterschiedlichen Dingen, aber im Wesentlichen ist der entscheidende Punkt, dass ich sofort in meinem Notizbuch erfasse und wahrscheinlich dort irgendwo dazu schreibe, wo ich das Gefühl habe, es passt dazu oder vielleicht auch ein neues Kapitel eröffne. Aber das ist für mich deswegen so wichtig, weil ich kann dann wiederum bewusst entscheiden, wann ich mich einem Ideenblock widme, was ich wiederum dann, wie in dem ersten Punkt erwähnt, in meinem Kalender entsprechend verorte.

Das heißt, ich habe sozusagen meinen Backlog, der Backlog sind die Dinge, Ideen, Konzepte, Überlegungen, die ich nicht sofort verfolge. Und ich habe den Kalender, der wirklich definiert, was ich jeden Tag auch tue. Und ich habe dann, und das ist wahrscheinlich für mich persönlich entscheidendste Knackpunkte meiner Selbstorganisation.

Der dritte Punkt, ich versuche wirklich viele Bumerangs zu werfen untertags. Was meine ich damit? Ich schaue, dass wirklich keine Dinge lang bei mir hängen bleiben.

Das heißt, ich versuche alle Sachen, die auf mich einprasseln, sofort irgendwo zu verorten und manchmal auch so zu verorten, dass sie verlässlich zum korrekten Zeitpunkt wieder zu mir zurückkommen. Was heißt das? Ich bring dir einen konkreten Ich habe zum Beispiel jede Woche mit meinem Management Board Team und auch mit den jeweiligen Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern meiner Firmen einen Check in ein Flywheel Meeting, wie wir es nennen, Flywheel, das Schwungrad, damit die Dinge in Schwung bleiben.

Und für jedes dieser Meetings gibt es eine Online Agenda, eine Agenda, wo wir im Vorfeld wirklich Dinge eintragen können, die wir in diesem Meeting besprechen. Das heißt also, wenn ich jetzt einen Punkt habe, der mir entgegenfliegt, wo ich mir denke, oh, das ist extrem wichtig, das sollte ich mit den beiden besprechen, dann ist eines, was ich sofort tue, Ich verorte diesen Punkt sofort auf der Agenda des nächsten Meetings und kann ihn damit aus meinem Kopf streichen, weil er kommt verlässlich im richtigen Format, zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen Form zu mir zurück, weil ich am Anfang des Management Meetings die Agenda öffne, dazwischen schon dreimal vergessen habe natürlich, was ich da notiert habe und dann sehe, oh ja, stimmt, darüber wollten wir reden oder darüber müssen wir zwei sprechen und dann den Punkt einfach aufgreife. Das heißt, ich werfe meine Boomerangs, meine To Dos unter Anführungszeichen als Boomerangs, so dass sie zum richtigen Zeitpunkt wieder zu mir zurückkommen.

Ich versuche, dass ich so wenig wie möglich Aufgaben bei mir parke, das wäre gar nicht möglich. Auf mich prasseln jeden Tag tausende Dinge ein. Also ich versuche wirklich die Dinge entweder sofort zu erledigen, wenn sie dringend und wichtig sind, oder an der richtigen Stelle zu verorten. Und das kann eben sein, ich schreibe sie in eine Agenda rein. Das kann auch sein, ich plane mir einen Kalendereintrag für die nächste Woche, wo ich mich dem Ganzen widme.

Oder es kann sein, ich gebe es in den Backlog der Notizen, wo ich sage, es ist eine wichtige Überlegung, aber es ist überhaupt nicht dringend und kann sie dann einfach irgendwann, wenn ich wieder dran denke oder wenn ich das Thema adressiere, einfach wieder aufgreifen und darauf zurückgreifen. Und vielleicht noch ein Satz zu dieser Boomerang Thematik. Das kann auch sein, dass ich meiner Assistentin einfach weitergebe. Bitte erinnere mich daran, wann ich aus meinem Urlaub zurückkomme. Das kann sein, dass ich ein Dokument an meine Assistentin gebe mit der Bitte um Wiedervorlage zu einem bestimmten Zeitpunkt. Das kann sein, dass ich ein E Mail einfach weiterleite an eine Mitarbeiterin, an einen Mitarbeiter mit der Bitte um Erledigung bis soundso filten und mir dafür einen Reminder stelle.

Also das heißt, ich versuche die Dinge sofort von mir wieder wegzukriegen. Also entweder sofort zu erledigen oder sofort von mir wegzukriegen und unmittelbar zu delegieren oder als Bumerang zu platzieren, damit es zum richtigen Zeitpunkt wieder zu mir zurückkommt. Oder, und das ist mein dritter Punkt, es einfach als generellen Gedanken in meinen Notizen zu verorten, damit ich mich zu einem beliebigen Zeitpunkt damit beschäftigen kann. Und diese Triade unter Anführungszeichen ist, wenn man so will, mein Konzept der Selbstorganisation. Das ist weit weg von perfekt. Natürlich ist eine Sache lebenserleichternd in der Sonderklasse, wenn du jemanden als Unterstützung an deiner Seite aus der Büroleiterin, Assistenten, eine Assistentin, der oder die dir das Leben einfacher macht, da bin ich gesegnet mit meiner wunderbaren Elisa, die mich in meinen Belangen so großartig unterstützt, dann macht es das Leben natürlich unendlich leichter. Aber auch in der Zeit, wo ich ohne Assistenz, ohne Unterstützung war oder alleine war, haben mir diese drei Aspekte extrem geholfen, mich selbst zu organisieren.

Und das kann vielleicht auch ein Anhaltspunkt für dich sein. Ich glaube, es gibt in diesen Dingen nichts Richtiges und nichts Falsches in Sachen System. In der Herangehensweise glaube ich schon, dass man in einiger Hinsicht auch daneben greifen kann. Wenn man auf jeden Impuls zum Beispiel sofort reagiert, dann wird keine Effizienz möglich sein.

Wenn du immer springst von Punkt A zu Punkt B und jeden Tag tausende Dinge beginnst und nichts fertig machst, dann wird es am Ende des Tages schwierig. Und deswegen ist eben ein Tagesplan so wichtig. Was nehme ich mir vor? Wenn du jetzt sagst, der Kalender ist dir unsympathisch, dann nimm einen Zettel und schreib dir in der Früh, was du heute bewerkstelligen willst. Das Format ist nicht der Punkt, die Methodik dahinter ist der Punkt und die Methodik. Nimm dir für deinen Tag einen konkreten Plan vor. Nimm dir für deine Woche im besten Fall einen konkreten Plan vor, was du umsetzt. Nimm die Dinge, die nur wichtig sind, aber nicht dringend sind, einfach in irgendeinen Backlog hinein.

Das kann ein physisches Notizbuch sein, das kann Evernote sein, das kann das Notizprogramm sein. Und schau, dass du die Dinge, die auf dich einprasseln, sofort irgendwo verorten kannst und den Ball sofort weiterkriegst als Bumerang, der dich dann wieder erreicht, wann es notwendig ist, indem du es entweder als Kalendereintrag irgendwo verortest, indem du es als Erinnerung dir einstellst, indem du es an eine Person delegierst, indem du es an einem Meeting delegierst. Das heißt, du musst es in entsprechende Formate delegieren, sodass es zum richtigen Zeitpunkt wieder an dich zurückkommt.

Das sind meine drei Insights und ich hoffe, lieber Peter, dir und allen, die hier zuhören, haben sie geholfen. Und ich freue mich natürlich über Feedback. Freue mich über Feedback, über eure Fragen an mich unter meinen Kanälen LinkedIn, Instagram, Facebook, auch über WhatsApp unter drei und dreiig eins fünf.

Gerne deine Frage auch als Audio Message, dann werde sie vielleicht in einer der nächsten Folgen beantworten. Bis dorthin freue ich mich sehr, alles Liebe und bye bye.