Folge 192 - Produktivität_ Wie gehe ich mit dem ganzen Kleinkram um_

Wie manage ich den ganzen Kleinkram? Willkommen zurück hier bei Business Gladiators unplugged. Eine neue Woche heißt eine neue Frage. Ich freue mich sehr, dass du dabei bist und möchte ich an der Stelle gleich mal ermutigen, deine Frage mir zu schicken, so wie es der Manuel aus Steyr heute gemacht hat. Schick mir deine Frage an WhatsApp unter gerne auch als Audionachricht oder einfach über Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn, wo auch immer du Lust hast. Ich bin für dich erreichbar. Vielleicht ist dann nächste Woche deine Frage schon hier in der Show. Heute Manuels Frage der Wie gehe ich im Alltag mit den ganzen kleinen Aufgaben und Todos um, ohne den Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge zu verlieren? Er sagt teilweise sind es kleine private Dinge, die ständig aufpoppen, die oft nicht wichtig sind oder nicht dringend, aber trotzdem stören sie den Fokus. Und er fragt mich, wie ich im Alltag tue, um meinen Fokus zu wahren.

Und und er schreibt auch dazu, also Eisenhower, Matrix und Co. Sind ihm alle bekannt, aber vielleicht habe ich den einen oder anderen neuen Ansatz für ihn und ich werde mich bemühen, genau das zu liefern heute für dich, Manuel und für dich, der oder die du heute zuhörst bei dieser Folge. Fokus ist der Schlüssel für unseren Business Erfolg.

Schaffen wir es wirklich, die Dinge nach unseren Maßstäben zu tun und unsere Prioritäten nach unseren Maßstäben zu setzen? Oder leben wir ein Leben oder führen wir ein Business nach den Prioritäten anderer? Und ich finde immer und das ist vielleicht das kleiner Prolog oder Teaser, das beste Beispiel ist die E Mail Inbox. Du kannst unterschiedlich auf die E Mail Inbox draufschauen, Die anderen Leute glauben, es ist ein Kommunikationstool, ein Postfach. Ich sage immer, die E Mail Inbox ist die To Do Liste, die andere Leute für mich schreiben.

Dementsprechend ist es natürlich sehr verlockend, jeden Tag einfach einmal reinzustarten und zu so, jetzt kippe ich mir mal in die E Mails rein und schau mal, was da passiert Und dann eigentlich davon in einer fast Eigendynamik meinen Tag abzuleiten.

Die Gefahr dabei ist, dass du auf einmal dann nicht mehr das verfolgst, was dir wichtig ist, sondern das tust, was anderen wichtig ist. Deswegen ist meine Empfehlung Nummer eins, um Fokus zu wahren, einmal wirklich auch zu entscheiden, was denn deine Prioritäten sind. Und wenn dir das jetzt banal erscheint, dann mag das Sein, aber dann möchte ich es einfach nochmal stärken. Dann ist es wichtig, dass du es nochmal hörst, auch von mir. Um Fokus zu wahren, musst du dir zuerst einmal deiner Prioritäten bewusst sein. Das heißt, was ich sehr wohl tue, immer wieder, nicht jeden Tag gebe ich zu, ein paar Tage, wo ich reinpus, um das auch so deutlich zu sagen, sind aber bei mir meistens auch, muss ich sagen, die Tage, die sehr von Terminen geprägt sind. Und da brauche ich mir in der Früh nicht überlegen, was ich tue, weil da ist meine Aufgabe einfach das Terminprogramm des Tages ordentlich zu absolvieren, in jedem Team maximal präsent zu sein und meinen Job zu erledigen. Also da brauche ich mir das nicht überlegen. Aber wenn ich Tage habe, wo ich Freiraum habe, dann ist das Erste, was ich tue, in der Früh mich hinsetzen und überhaupt zu entscheiden, was ist denn heute wirklich wichtig und meine Priorität so zu setzen und diesen Fokus und dieser Priorität an diesem Tag auch Raum zu geben. Und in meinem praktischen Fall heißt es wirklich, ich trage mir einen Termin ein. Also ich habe für die wichtigen Dinge in meinem Business habe ich Termine und das heißt in vielen Fällen habe ich in vielen Fällen Termine mit mir selbst.

Und der Termin hat ein Thema, der Termin hat einen Fokus, der hat eine Startzeit, eine Endzeit und der hat ein Ergebnisziel. Das heißt, der erste Schritt, um den Fokus zu wahren, ist, ich setze mich wirklich hin, entscheide meinen Fokus und gebe dem Fokus dann auch Raum und versuche mir in diesem Raum dann wirklich auch auszuklinken, Also mein Handy auf lautlos zu drehen und mir zu denken, eine Stunde später wird die Welt auch noch nicht untergegangen sein oder anderthalb Stunden später. Ich gebe mir aber auch keine Illusionen hin, also ich mache mir jetzt nicht sechs Stunden Blöcke, sondern ich mache einmal neunzig Minuten zum Beispiel und es ist unglaublich, was man in neunzig Minuten oft schon anschieben kann. Also Schritt eins ist, ich schau mal, dass ich überhaupt weiß, wofür räume ich da den Fokus ein und schau, dass ich dem Ganzen auch Raum gebe an dem Tag. Der zweite Punkt ist das, was ich gerne die Hot Potato nenne, Also die konkrete Frage von Manuel ist, wie gehe ich mit den kleinen Aufgaben und Todos um, die einfach reinprasseln auf mich und ich schaue auf diese kleinen Dinge, die auf mich reinprasseln, wirklich wie auf heiße Kartoffeln. Was heißt das? Ich habe wirklich das größte Interesse, dass die nicht lang bei mir liegen.

Also was ich nicht will, ist mir Kartoffelraum anzulegen, wo sie am Ende des Tages die heißen Kartoffeln stapeln und ich weiß nicht mehr wohin damit. Sondern wenn mir eine kurzfristige Aufgabe irgendwas, was einfach reinschneit von der Seite, wie eine heiße Kartoffel entgegenfliegt, dann schaue ich eines, nämlich, dass sie so schnell wie möglich weiterfliegt und nicht bei mir landet. Das heißt, das kann vieles bedeuten.

Das kann Hasen delegieren. Natürlich, wenn du sagst, ich habe jetzt kein Team, wo soll ich das hin delegieren? Dann möchte ich dich daran erinnern, vielleicht deine Teamdefinition nochmal zu hinterfragen.

Ich weiß nicht, ob ich schon mal in einer Podcast Folge darüber gesprochen habe, aber mein Eindruck ist, erfolgreiche Menschen sehen jedermann und jeder Frau in ihrem Team. Was heißt das? Ich habe mir gestern ausgemacht, einen Elektriker Termin, Wartungstermin für ein Gerät bei mir im Haushalt.

Das sind auch Leute, die sind in meinem Team und genauso agiere ich mit ihnen. Ich schreibe mit denen die Image. Genauso darf sie bitten, mir einen Vorschlag zu unterbreiten, wie wir das angehen. Folgende Rahmenbedingungen.

Zack, und dann ist die Geschichte wieder weg von mir. Also ich versuche jetzt nicht, mir da die Dinge groß zu behalten. Das heißt, wenn eine kurzfristige Aufgabe kommt, schaue ich sofort, OK, wer kann diese Aufgabe am Laufen halten, wo kann ich sie sofort hinspielen, wo kann ich sie hin delegieren, wo kann ich sie weiterspielen, damit die Sache im Gange bleibt? Wer ist sozusagen als nächstes getrauen? Ich versuche wirklich die Dinge nicht bei mir zu behalten. Ich versuche auch nicht einfache Fragen, die mir jemand zuschießt, sofort auf Halde zu legen, sondern ich versuche alles, was ich sofort beantworten kann, beantworte ich einfach sofort.

Alles, wo ich mir denke, das ist jetzt vielleicht schwierig darüber nachzudenken, schreibe ich manchmal einfach Zucker, machen wir einen Vorschlag auch das kann schon sein. Auf einmal ist die Kartoffel weg von mir und jemand anderes zerbricht sich den Kopf. Für mich jetzt zum Beispiel diese die Termingeschichte, die ich erwähnt habe, da sind ein paar Parameter zu berücksichtigen. Muss man mehrere Geräte und andere Dienstleister unter den Hut bringen, habe ich denen jetzt einfach gesagt, macht mal einen Vorschlag, wie wir das am besten lösen. Warum soll ich mir das überlegen? Das heißt, das zweite Prinzip ist für mich das Hot Potato Prinzip.

Ich schaue wirklich, dass diese kleinen Dinge, die auf mich einprasseln und das Potenzial haben, mich zu beschäftigen oder vor den Karren zu spannen, nie lange bei mir bleiben. Wenn du ein Team hast, schau, dass es sofort an jemanden geht, der sich darum kümmert.

Wenn es von außen geht, schau, dass du es gleich wieder zu der Person retour bringst, damit die weiterarbeiten kann. Also schau einfach, dass die Geschichte nicht lange bei dir bleibt. Und der dritte Punkt, den ich dir mitgeben will, ist, der ist sicherlich advanced, aber ich glaube, in Zeiten wie diesen gibt es sehr viele Möglichkeiten dazu. Ich habe ein Prinzip, um Fokus oder meine Prioritäten auch Fortschritt zu verleihen, ist das Prinzip Gib dem wichtigen Beine. Was heißt das? Du brauchst, wenn du Prioritäten hast, oft Mitstreiterinnen und Mitstreiter, die dir helfen, die Sache anzuschieben. Wenn du viel Bälle in der Luft hast und überall du diejenige bist, der die Treiberrolle inne hat, dann kann es sein, dass dazwischen einfach was liegen bleibt, weil es wird nie so sein, dass du alles gleich schnell vorantreiben kannst, sondern du kannst deinen Fokus immer nur auf einer Sache haben. Das heißt, eine Lösung dafür ist dem wichtigen Beine zu geben. Wenn du so eine strategisch wichtige Priorität hast, dann macht es extrem Sinn, Leverage zu kriegen, also einen Hebel reinzubringen, indem du eine Person dir hernimmst und sagst, du gibst dieser Person diese Priorität. Und die Hauptaufgabe der Person ist es zu treiben. Das kann jemand aus deinem Team sein, das kann eine Assistentin Assistent sein, das kann auch ein Freelancer, eine Freelancerin sein, das kann Mittlerweile gibt es Services im Internet von Personal Assistance, die Outsourcing unterstützen. Die KI chatgpt erledigt teilweise Dinge, da legst du die Ohrwascheln an. Also mir ist wichtig zu Gib den wichtigen Beine ist längst nicht nur mehr etwas für Menschen mit riesengroßen Teams, sondern es heißt einfach, du sollst dir für die Dinge, die wirklich wichtig sind, einen Hebel überlegen.

Also wie kannst du zusätzlich einen Motor in die Sache reinbringen und die Antworten darauf können vielfältig sein, aber ich hab wirklich gelernt, dass wenn was vorangehen soll, dann ist es gut, wenn ich nicht der Einzige bin, der diese Priorität verfolgt. Also das wären von mir drei Ansätze, wo ich sage, wie schaffe ich es im Alltag mit den ganzen kleinen Aufgaben umzugehen und den Fokus nicht zu verlieren. Das eine ist, ich überlege mir mal, worauf will ich den Fokus überhaupt wahren und gebe dem Fokus Raum.

Also die umgekehrte Herangehensweise. Ich schaue, dass sich das Wichtige ausdehnt, bevor ich mich damit beschäftige, wie ich das Unwichtige eindämme. Das zweite ist die Hot Potato.

Ich schaue, dass die Dinge, die auf mich einprasseln, wie eine hasse Kartoffel sofort weiter wandern dort, wo sie hingehören und nie lange bei mir bleiben. Es ist die Kunst des Delegierens, aber es ist auch die Kunst, das Rad in Schwung zu halten und zu schauen, dass die Aufgaben bei den richtigen Leuten landen. Das gilt nicht nur fürs Team, sondern auch für Dienstleister, Partner und so weiter.

Und das dritte ist, ich schau, dass ich meine Prioritäten insofern verstärke, als ich den wichtigen Beine gebe. Also dass ich wirklich Partners in Crime, wenn du so willst, mir reinhole, die mir helfen, die Prioritäten zu treiben. Und dann, und das würde sagen zu den drei Sachen als one more thing, als Bonus sozusagen, habe auch ich immer wieder die Phase, wo ich sage, OK, passi, nehmen wir jetzt einfach eine Stunde raus, um einfach die Dinge wegzuballern, die jetzt sich eben als heiße Kartoffeln angesammelt haben und ich schaufel einfach wieder mal weg.

Ich gestehe, ich mache das ungerne eigentlich in der Früh, einfach weil ich glaube, dass es wichtig ist, wie man in den Tag startet. Ich tue das lieber hinten raus am Abend, wo ich sage, okay, und jetzt schaufel mir nochmal ab, was da was liegenblieben ist. In der Früh versuche ich wirklich die Dinge zu machen, die mir wichtig sind.

Aber das hängt sicherlich auch von deiner persönlichen Herangehensweise ab. Bist du abends Abendmensch, bist du Morgenmensch? Bei ich hab einfach am Morgen eine andere geistige Kapazität. Und aus dem Grund passieren die Dinge bei mir nicht am Abend, die wichtig sind. Aber das darf jede und jeder für sich entscheiden.

Ich hoffe, Manuel und alle, die heute dabei sind. Das war ein kleiner Input zur Wie manage ich den ganzen Kleinkram? Das ist mein Blick auf die Dinge. Und wenn du Lust hast, auf deine Frage eine ähnliche Antwort, einen ähnlichen Input zu erhalten, dann bitte ich dich, schreib mir oder schreib mir einfach Feedback.

Über das freue ich mich extrem. Es schicken jede Woche Menschen wirklich liebenswürdige Nachrichten. Ist das, was mich treibt und das, was mich dabei hält bei dem Podcast.

Also machen wir frei. Schick mir Nachricht an WhatsApp und dann hören wir uns vielleicht nächste Woche schon wieder hier bei Business Gladiators unplugged. Mein Name ist Philipp Mardertaner und ich freue mich auf dich. Alles Liebe und bye bye.