Folge 44 - Wie schaffe ich Fokus im neuen Jahr?

Ich hatte gestern ein Telefonat mit einem befreundeten Unternehmer, der mir sein Jahresthema verraten hat.

Er hat gesagt Unternehmenskultur, die Arbeit an seiner Kultur, seiner Führungskultur im Unternehmen, das ist für ihn der ultimative Schwerpunkt im Jahr zwei tausend ein und zwanzigste Und ich finde es extrem klug und wirklich vernünftig, sich so einen Jahresschwerpunkt, so einen Fokus auch zu setzen, um auch die KRE in so einem Jahr zu konzentrieren. Ich kenne aus eigener Erfahrung als Unternehmer die Situation, wo man vor einem weißen Blatt Papier sitzt und die eigenen Herausforderungen notiert und am Ende steht eine Liste von sieben und zwanzig Themen, die eigentlich alle gelöst gehören. Und dann stellt sich die Wie schaffe ich Fokus?

Wie priorisiere ich diese Handlungsfelder? Und genau darüber sprechen wir in dieser Ausgabe. Willkommen zurück bei Business Gladiators Unplugged, dem Podcast für Unternehmerinnen und Unternehmer, der hoffentlich das ist mein Ziel, meine Ambition auch in diesem Jahr, der viel Nutzen stiftet und viel beiträgt im Austausch von Unternehmer zu Unternehmerin oder Unternehmer. Bleiben wir nun aber bei dieser Wie schaffe ich Fokus? Wie priorisiere ich Handlungsfelder?

Ich habe mittlerweile mein Unternehmen seit fast neun Jahren und tu eigentlich zum Jahresbeginn immer das Gleiche. Ich mache eine Liste der Dinge, die mir wichtig erscheinen, der Dinge, wo ich das Gefühl habe, da entsteht vielleicht Handlungsdruck oder die Dinge, wo ich denke, denen sollte ich mich unbedingt widmen. Im Regelfall hat jeder Unternehmer, jede Unternehmerin ein gutes Gespür dafür, wo brennt der Hut?

Und wenn du das Gefühl hast, du hast dieses Gespür nicht, dann hilft eines immer sehr verlässlich ein Gespräch mit deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, deinen Kundinnen und Kunden, ein Austausch mit Stakeholdern, mit Menschen, die vielleicht von außen oder eben von innen auf dein Unternehmen draufschauen. Wenn du diesen Blick nicht hast, dann frisch ihn auf für diese Gespräche und verschaff dir diesen Eindruck. Nutz vielleicht die Zeit, am Beginn eines Jahres tief einzutauchen in die Zahlen, in deine finanzielle Lage, in die Kundensituation, auch in die Kundenfeedbacks, vielleicht auch in Mitarbeiterbewertungen. Also versuch dir wirklich dieses Bild zu verschaffen. Wenn du ein Führungsteam hast, dann tu das mit dem Führungsteam gemeinsam. Setz dich hin und OK, Freunde, wo stehen wir, Was ist gut gelaufen und wo haben wir noch viel zu tun und dann versuch das zu verdichten und mache das oft sehr gerne auch visuell mit meinem Team gemeinsam und schreibt dann Kärtchen, einzelne Kärtchen, die wir an die Wand kleben für jedes Thema, für jedes Handlungsfeld, wie ich es gerne nenne. Ich mag den Begriff Probleme auch nicht so, das gehört nicht zu psychologischen Gründen, sondern mir gefällt Handlungsfeld, weil es sagt einfach das, was es ist.

Es ist was zu tun und mehr ist es ja am Ende des Tages nicht. Das ist Arbeit, die zu tun ist. Und so notieren wir diese Handlungsfelder auf einzelne Kärtchen und die kleben wir dann an die Wand. Und dann entsteht das, was uns meistens radikal überfordert. Da kleben dann eben zehn, fünfzehn, zwanzig dreiig Themen an der Wand aus den unterschiedlichsten Bereichen. Und das ist zunächst einmal erschlagend. Und das ist übrigens einer der Gründe, warum ich in meinem Unternehmen nie nur den Aufriss der Handlungsfelder mache, also den Problemaufriss mache, sondern immer gleichzeitig auch das tue, wo wir festhalten, worauf können wir bauen, was haben wir gut gemacht, worauf können wir stolz sein, um das fast wie in einer Bilanz soll und haben einander gegenüber zu stellen. Das ist wichtig für die eigene Motivation, das ist wichtig auch für den eigenen Antrieb zu Ja, wir haben schon was erreicht, Ja, wir haben auch schon was geschafft, aber wir sind auch gleichzeitig wahrscheinlich noch am Anfang und haben viel zu tun. Das heißt, wir stehen am Ende da mit zwei Kolumnen an Kärtchen.

Auf der einen Seite unsere Positivbilanz, worauf bauen wir? Auf der anderen Seite die Handlungsfelder, denen wir uns widmen sollten. Und dann kommt das, was entscheidend ist, nä wie konzentrieren wir uns, wie fokussieren wir uns, wie priorisieren wir diese Handlungsfelder?

Und da habe ich ein Modell über die Jahre entdeckt. Ich liebe dieses Modell und mittlerweile habe ich auch mein Team dafür gewonnen, es auch zu lieben. Und wir haben das, glaube ich, zigmale bei mir im Unternehmen durchgeführt.

Es ist die sogenannte Engpass Analyse, ein Modell, das dir hilft, den zentralen Engpass für deine Probleme zu identifizieren. Um dieses Modell zu verstehen, möchte ich dir ein Beispiel bringen. Wir alle sitzen jetzt in dieser Winterzeit vermutlich gerade im warmen, in der gut beheizten Wohnung, im gut beheizten Haus, im gut beheizten Büro.

Jeder von uns hat wahrscheinlich diesen kleinen Thermostat irgendwo an der Wand montiert. Der Thermostat, der die Temperatur anzeigt und der die Temperatur regelt. Dieser Thermostat ist verbunden mit einem Heizinstrument, einem Heizraum, einem Heizkörper, der tatsächlich dann die Wärme produziert.

Wenn wir nun verspüren, dass es in unserer Wohnung, in unserem Büro plötzlich kalt wird und die Temperatur abfällt, dann können wir natürlich jetzt sofort rangehen und Ja, der Thermostat ist kaputt und wir reparieren den Thermostat. Wenn aber das wahre Problem eigentlich ist, dass der Heizkessel kaputt ist, dann wird uns das nicht helfen. Das heißt, es ist immer notwendig, den zentralen Engpass zu beheben und nicht an Symptomen herumzudoktern.

Und die Aufgabe ist es eben herauszufinden, wo ist der zentrale Engpass? Vielleicht ist der zentrale Engpass nicht der Heizkessel. Vielleicht ist es die dem zugrundeliegende Energieversorgung, vielleicht gibt es einen Stromausfall, ein Problem mit der Gasversorgung, vielleicht wurde das abgedreht und so weiter und so fort.

Also du kannst so tief bohren, bis du am Ende drauf kommst. Was ist wirklich die Wurzel des Problems, die es zu beheben gilt. Genau das Gleiche kannst du natürlich auch mit den Handlungsfeldern in deinem Unternehmen machen.

Und es funktioniert am einfachsten so, indem du all die Kärtchen an deiner Wand zunächst in Kontext bringst. Das heißt, du stellst Abhängigkeiten her, du versuchst zu erkennen, ob ein bestimmtes Problem, ein bestimmtes Handlungsfeld die logische Konsequenz eines anderen ist. Und dann zeichnest du das am besten mit einem Pfeil ein, der dir signalisiert, dass das eine die Folge vom anderen ist. Und so schaffst du eine Ordnung unter diesen fünfzehn zwanzig dreiig Kärtchen, die dir am Ende unterschiedliche Wurzeln an Problemen beschert. Meistens bleiben dann oft nur eine Handvoll oder sechs, sieben Themen über, weil alle anderen eigentlich Konsequenzen sind. Und dann kommt die spannende Übung. Du nimmst diese sieben Handlungsfelder her und fragst dich zunächst einmal Ist das etwas, das du unter Kontrolle hast?

Ein Beispiel wäre zum Beispiel, wenn du etwas auf die schlechte Wirtschaftslage zurückführst, dann ist das etwas, was du wahrscheinlich aktuell schwer ändern kannst, wiewohl du natürlich in der Hand hast, wie du damit umgehst. Aber wenn du als Wurzel des Problems die schlechte Wirtschaftslage, die Politik oder den lieben Gott ausfindig gemacht hast, dann wird dir das unternehmerisch wenig bringen. Das heißt, du sortierst im nächsten Schritt diejenigen Handlungsfelder aus, über die du keine Kontrolle hast. Dinge, über die wir keine Kontrolle haben, interessieren uns Unternehmer nicht. Wir Unternehmer sind hier, um was zu unternehmen. Das heißt, wir konzentrieren uns auf die Dinge, wo wir auch was tun können.

Es bleiben also die Dinge übrig, wo wir Kontrolle haben, wo wir das Potenzial haben, was zu tun und bei denen fragst du dich zunächst noch liegt hinter diesem Handlungsfeld noch eine Ursache, die du noch nicht gesehen hast? Das kann manchmal ein weiteres Handlungsfeld sein. Das kann manchmal ein Glaubenssatz sein, mit dem du durch die Welt gehst, zum Beispiel, dass es schwierig ist, Personal zu finden.

Und wenn du diese Analyse getätigt hast, dann kannst du dich fragen, was kann ich tun, um diese Engpässe zu beseitigen? Du kannst dich auch entscheiden, welchen dieser Engpässe widmen wir uns zuerst. Also du kannst eine Reihung tun, was zwischen drei bis fünf Engpässen meistens nicht so schwierig ist wie zwischen zwanzig bis fünf und zwanzig und so hast du am Ende wahrscheinlich zwei bis drei Aufgaben, denen du dich widmen sollst und für die du dir die wichtigsten und notwendigsten Maßnahmen überlegst. Maßnahmen, mit denen du am besten gleich mal Momentum erzielst, also wo gleich mal ordentlich was weitergeht. Dieser Kniff, diese Engpassanalyse, führt dazu, dass du am Beginn eines Jahres oder auch in der Mitte eines Jahres wir nutzen dieses Instrument auch einfach bei unseren Klausuren des Führungsteams immer wieder, um eine Standortbestimmung zu machen, also einfach zu schauen, wo stehen wir.

Dieses Instrument hilft dir einfach, deine Themenfelder zu verdichten und genau das ist notwendig. Du sollst dich den zentralen Engpässen widmen und nicht den Symptomen. Im besten Fall stehst du nun mit drei bis fünf Handlungsfeldern da, die du in diesem Jahr in Angriff nehmen willst. Am besten verdichtest du es nochmal auf drei, das wär ideal.

Und dann schaust du nochmal, ob du die Verantwortlichkeit für diese Handlungsfelder auch im Team aufteilen kannst, damit nicht alle drei als Treiber bei dir liegen. Und so startet sich gleich mal fokussiert und priorisiert ins neue Jahr. Und die Wahrscheinlichkeit, wenn du deine Aufmerksamkeit, deine Ressourcen, deine Denkkapazität, die Intensität deines Tun und Handelns auf wenige Engpässe konzentrierst, die Wahrscheinlichkeit, dass du dann wirklich was bewegst und bewirkst, ist einfach signifikant höher, als wenn du deine Energie an fünf und zwanzig verschiedenen sprichwörtlichen Baustellen hier aufteilst.

Ich hoffe, das war für dich ein nützlicher Aspekt, um in den Fokus zu kommen am Beginn eines neuen Jahres, am Beginn eines neuen Zyklus. Ich wünsche dir viel Freude bei dieser Arbeit am Unternehmen. Das ist das, was mich persönlich als Unternehmer am meisten erfüllt und was ich liebend gerne mache.

Vergiss nie dabei darauf zu achten, was du schon hast, worauf du bauen kannst, worauf du stolz sein kannst. Es liegt schon viel hinter dir, was du sicherlich geschafft hast. Versuch auch das nicht aus den Augen zu verlieren und dann Blick nach vorne und widme dich deinen zentralen Handlungsfeldern.

Viel Freude dabei und ich freue mich, wenn wir uns nächste Woche wieder hören beim Business Gladiators unplugged. Ich freue mich auch, wenn du dich auf meiner Website Philipp Podcast registrierst für diese Podcast Community und mir deine Fragen schickst, damit ich sie in einer der nächsten Folgen beantworten kann. Bis bald, alles Liebe.