Folge 45 - Wie strukturiere ich meinen Tag?

Philipp, wie schaut eigentlich dein Tag aus? Wie strukturierst du deinen Tag? Wie legst du deine Tage an? Die Frage bekomme ich laufend gestellt und ich möchte sie gerne in dieser Folge des Podcasts beantworten, möchte aber, bevor ich das tue, eine Sache unbedingt vorausschicken.

Ich gehöre nicht zu den Menschen, die glauben, dass es einen Blueprint gibt für den perfekten Tag, der dich erfolgreich macht. Es gibt ja tausende Bücher, die geschrieben wurden vom AM Club, der uns sagt, wir müssen um fünf uhr früh aufstehen, sonst wird es nichts mit dem Erfolg. Und alle erfolgreichen Menschen stehen ja früh morgens auf, machen dann Sport und steigen dann ein. Und ich glaube an diese Dinge nur bedingt. Ich glaube, dass es für jeden Menschen ein perfektes Setting gibt. Ich glaube aber nicht, dass dieses Setting für den einen das gleiche ist wie für die andere. Ich hab gehört, Richard Branson steht eher spät auf, geht dann einmal gepflegt surfen, trinkt ein bisschen Kaffee und widmet sich dann seinen Unternehmen. Das klingt mir nicht so sehr nach AM Club.

Also offenbar gibt es für den einen Milliardär ein anderes Erfolgsrezept als für den anderen Milliardär. Und ich habe das immer wieder erlebt, auch mit sehr erfolgreichen Menschen, die ich unterstützen darf und die ich begleiten darf. Es gibt völlig unterschiedliche Typen, sowohl was den Tagesablauf betrifft, als auch was generell die Struktur des eigenen Wirkens betrifft. Es gibt Menschen, die machen gern wochenlanges Powerplay und nehmen sich dann gern eine Woche raus. Es gibt Menschen, die, das ist eher meine Sorte, geben fünf Tage Vollgas und nehmen sie dann zwei Tage raus. Es gibt welche, die brauchen immer wieder einen Vormittag frei und können dann sieben Tage die Woche durcharbeiten.

Also es gibt nicht diese einzelne ultimative Anlage für den perfekten Tag. Es gibt deinen perfekten Tag. Das ist mir wichtig vorauszuschicken, wenn ich mit dir teile, wie ich meinen Tag strukturiere und wie ich das über die Jahre auch entwickelt habe.

Bei mir ist sehr viel im Wandel begriffen. Gerade jetzt auch in diesem Jahr habe ich die Struktur meines Wirkens neu aufgestellt. Also ich habe eine neue Kalenderstruktur, wenn man so will.

Dazu muss ich sagen, dass mein Tun, mein Handeln sehr stark auch Kalender und termindominiert ist. Ich komme ja aus einer Phase oder aus einer Zeit, wo ich damals noch als führender Angestellter, als leitender Mitarbeiter mit vielen Mitarbeitern primär eigentlich Terminbusiness hatte. Das heißt, mein Arbeiten sah so aus, dass ich ein Terminprogramm abgespult habe von früh bis spät, das im Regelfall mir von meiner Assistentin eingeteilt wurde. Und das war mein Job. Also ich habe Termine gemacht mit Menschen aus meinem Team, mit Menschen von außerhalb und habe darüber mein Team geführt, habe darüber meine Arbeit gemacht, dazwischen noch ein bisschen E Mail, bisschen Telefon.

Aber das war de facto die Art meines Tuns. Als ich dann mein Unternehmen gegründet habe und begonnen habe, ja bei Null, als ich damals mit meinem Laptop auf der Couch die Firma begonnen habe, da war das plötzlich einmal ein großer Schock. Auf einmal bin ich rausgeplumpst aus einem termingetriebenen Kalender und war plötzlich hier mit der vollen unternehmerischen Freiheit gesegnet, die bedeutet hat, ich kann mir meinen Tag selbst gestalten Und bevor jetzt jemand in die Versuchung kommt und oh, wie toll und wie großartig. Das war primär deswegen, weil ich noch keine wirklich wesentlichen Aufträge hatte. Das hat mir natürlich unendlich viel Freiheit beschert, weil wer nicht viel zu tun hat, hat auch große Freiheit auch am Anfang. Und so war ich auf einmal derjenige, der selbst seinen Tag gestalten musste. Ich hatte dann wenig Termine. Ich habe mir dann eher für den Tag Schwerpunkte gesetzt, habe mich in der Früh hingesetzt und habe mir okay, was will ich heute erledigen?

Und mit zunehmenden Projekten und Wachstum meines Unternehmens bin ich auf einmal wieder in dieses terminlastige Business reingerutscht. Auf einmal hatte ich Kundentermine laufend, Abstimmungstermine mit meinem Team und auf einmal war mein Kalender wieder voll den ganzen Tag. Und ich habe mich hochgearbeitet auf acht bis zehn Termine am Tag, die ich abgespult habe, Interne Koordination, Kundenkoordination und so weiter und so fort. Das war über viele Jahre gerade am Anfang meines Unternehmens der Fall, wo ich sehr stark auch im Unternehmen gearbeitet habe.

Das heißt, da hatte ich einen vollen Kalender mit Abstimmungsterminen und abends und am Wochenende hat natürlich dann die Zeit, mich wirklich den großen strategischen Fragen zu widmen. Ich habe das dann über die Jahre weiterentwickelt in eine echte, würde man sagen, Führungsstruktur auch in meinem Kalender. Ich habe also gewisse Fixpunkte geschaffen. Fixpunkte geschaffen, dass ich etwa meine Führungskräfte einmal die Woche treffe für ein längeres Meeting, wo wir austauschen Wo stehen wir, wo wollen wir hin, wie stehen die Dinge? Das war einer der wenigen Fixpunkte. Dazu habe ich jede Woche auch gehabt, alle zwei Wochen auch gehabt, Einzelgespräche mit meinen Führungskräften und dazwischen eben On Demand Termine mit Kunden und interne Abstimmungstermine.

Am Ende war noch immer ein sehr, ich würde mal sagen, dynamisches Format in meinem Kalender. Und ich stelle das gerade in diesem Jahr jetzt um und habe mir einen Vorsatz für dieses Jahr genommen. Und dieser Vorsatz Qualität vor Quantität. Ich habe für mich festgestellt, dass ich ein sehr hoch energetischer Typ bin. Man kann sich vielleicht nicht vorstellen durchs Audio, aber wenn man mit mir in einem Termin ist, dann ist das schon hohe Intensität, Egal ob ich einen CEO berate oder intern mit meinen Führungskräften agiere, da ist volle Präsenz angesagt, volle Hingabe angesagt und das ist natürlich sehr intensiv auch für mich. Und ich hab festgestellt, ich kann diese Intensität auch nicht zehnmal am Tag liefern. Und deswegen ist mein Motto für das Jahr zwei tausend ein und zwanzig Qualität vor Quantität.

Ich habe auch festgestellt, dass ich früh morgens und auch an den Vormittagen deutlich geistig produktiver bin, als ich das in den späten Abendstunden sowieso nicht, aber auch in den Nachmittagsstunden schon nicht mehr bin. Und ich habe deswegen für mich eine neue Struktur entwickelt, die bedeutet, dass ich mir erneut vorgenommen habe, früh morgens mit körperlicher Aktivität in den Tag zu starten. Und ich habe dann für meine Kalender jeden Tag Slots definiert, maximal drei Slots. Also meine Ambition ist in diesem Jahr nicht mehr als drei Termine am Tag zu machen, wobei hier das Mittagessen schon dazu zählt, aber dazu gleich noch mehr.

Ich habe mir vorgenommen, am Vormittag einen Termin zu machen, habe dafür einen Slot von zehn uhr bis festgelegt ungefähr plus minus. Es geht hier nicht um dogmatisches Einhalten und in diesem Slot möchte ich anspruchsvolle Dinge tun, anspruchsvolle Dinge tun, die meinen Geist fordern, wo ich präsent sein muss, wo ich frisch sein muss. Und das ist der Grund, warum ich zum Beispiel diesen Slot am Montag freihalte für die härtesten Nüsse überhaupt, die es zu knacken gilt, Weil wann bin ich frischer als Montagvormittag? Da bin ich unverbraucht, da habe ich die ganze Energie, da bin ich kreativ, da bin ich frei vom Wochenende.

Das heißt, an diesem Slot werden die härtesten Nüsse behandelt. Ich habe dann Dienstag Mittwoch und Donnerstag jeweils am Vormittag die Slots blockiert für jeweils eines meiner drei Unternehmen. Die haben jeweils die Führungskräfte dieser Unternehmen mit mir auch circa eineinhalb Stunden, wo wir in diese Unternehmen hineinzoomen. Und den Freitag habe ich mir blockiert, einerseits für meine persönliche Assistenz und andererseits für meinen CFO, wo wir finanzielle Belange durchgehen. Das heißt, wo ich etwas nach vorne schaue mit ihm und auch ins Controlling einsteige.

Das heißt, das sind meine Vormittage. Ich habe dann jeden Tag auch einen Mittagsslot blockiert, wo ich für mich mir vorgenommen habe, dass ich eigentlich die Mittagessen, was ich ohnehin sehr selten gemacht habe, aber nicht alleine verbringen möchte, sondern dass ich auch die Mittagessen nutzen möchte zum informellen Austausch einmal die Woche mit allen Geschäftsführern meiner Unternehmen und auch dazwischen on demand mit Menschen, wo ich einchecken will, egal ob intern oder extern, wo ich mir ein Bild verschaffen will, einen informellen Austausch schaffen will, vielleicht was kurzes abstimmen will. Und das funktioniert eigentlich beim Essen ganz gut. Und Essen will und muss ich ohnehin jeden Tag und das mit was Gutem zu verbinden, das scheint mir vernünftig zu sein. Und ich habe dann jeden Tag auch einen Nachmittagsslot, der von ca. Vierzehn uhr dreiig bis sechzehn uhr geht. Und an diesem Slot habe ich Raum für Abstimmungstermine, für One on One Termine, wo ich meine Führungskräfte coache, wo ich vielleicht auch Kundentermine wahrnehme, eine Beratungssession absolviere mit einem Kunden, wo wir vielleicht projektmässig irgendwo einsteigen. Also das sind freie Slots für Abstimmungen, die nicht die volle Brainpower erfordern, wo ich also nicht im High Performance Modus mit voller Frische agieren muss, sondern wo ich einfach beitragen kann, wo ich einfach im Performance Modus agieren kann. Und das sind meine drei Termine, die ich jeden Tag machen möchte.

Und dazwischen will ich die Zeit nutzen, um am Unternehmen zu arbeiten, um mich zu inspirieren, um neue Dinge aufzusaugen, um zu schauen, wo geht die Reise hin. Natürlich wird dazwischen immer wieder mal auch ein Termin eingezwickt werden, natürlich wird das immer wieder auch mal abweichen, darum geht es nicht. Es geht darum, dass ich immer wieder auch die Klarheit haben will, auf welche Spur will ich wieder zurückfinden.

Das ist das Ziel von Struktur. Es geht nicht darum, das dogmatisch einzuhalten. Es sind nicht die zehn Gebote. Das heißt, natürlich kann ich abweichen. Ich bin auch kein schlechter Mensch, wenn ich abweiche. Bin auch nicht schwach, wenn ich abweiche.

Aber ich soll immer wieder wissen, auf welche Struktur will ich zurückfinden. Und das ist die Struktur, die ich für mich gefunden habe. Ich möchte sehr frei in den Tag hinein starten, im besten Fall mit körperlicher Aktivität, mit Dinge lesen, mit freiem Arbeiten, schöpferisches Arbeiten, gleich früh morgens was schreiben.

Das ist für mich immer sehr schöpferisch. Dann meine High Stake Termine, die, wo ich wirklich in den High Performance Problem Solving Modus gehen muss, am Vormittag ein Mittagessen und dann ein Nachmittagstermin und dazwischen einfach das tun, was zu tun ist. Das kann ich dann entscheiden. Meine Herde umkreisen, zum Beispiel im Unternehmen zu schauen, ob es allen gut geht, mich um die Menschen kümmern. Das ist das, was Führungskräfte tun sollen.

Und so schaut meine Struktur für das Jahr zwei tausend ein und zwanzig aus, ob es dabei bleibt. Das werde ich dich wissen lassen und ich werde dafür sorgen, dass du am Laufenden bist, auch in einer der nächsten Ausgaben von Business Gladiators unplugged. Ich freue mich sehr, wenn du dann wieder dabei sein wirst bei einem der nächsten spannenden Themen.

Wenn du ein Thema hast, dann schicks mir unbedingt auf philippmarathaner com Podcast, kannst du dich registrieren für meine Podcast Community. Schick mir dann deine Frage und vielleicht ist sie schon im nächsten Podcast. Das große Thema. Bis zum nächsten Mal. Alles Liebe.