285_ KI statt Assistenz_ So sparst du Geld, bevor du jemanden einstellst

Diese eine Frage hat mir schlaflose Nächte bereitet, meine erste Mitarbeiterin, meinen ersten Mitarbeiter einzustellen.

Ich erinnere mich noch, als ob es gestern wäre. Was hat mich damals bewegt? Wie habe ich es aufgelöst und welche Leitlinien kann ich finden, um aus meiner eigenen Zeit mehr rauszuholen?

Darum geht es jetzt in dieser Folge. Wir haben live zugeschaltet bei uns, die Conny aus Klosterneuburg. Conny EPU, ein Personen Unternehmerin oder mit dem Sprung, der jetzt ansteht. Conny, was steht an, was beschäftigt dich?

Ja, genau, danke für die Einladung, Philipp, und für deine wertvolle Zeit. Ich wollte heute eine Frage an dich stellen, und zwar, wie man als EPU die erste Assistenz findet, was man als erstes auslagern sollte und wo man diese Person wirklich auftreibt. Also wenn man nicht gerade eine Freundin im Unternehmen oder im Umfeld hat, die sich für die eine oder andere Sache begeistert, wo findet man diese Leute?

Also ich kann so anknüpfen an die Frage, weil es gibt wenig Meilensteine in meinem Unternehmerleben, die sie mehr eingebrannt haben als damals. Die Frage, ob ich die erste Mitarbeiterin, den ersten Mitarbeiter einstelle, ich weiß es wirklich noch, Conny, als ob es gestern gewesen wäre. Ich bin in meinem Schlafzimmer damals mit dem Handy auf und ab gegangen und habe mit der Person telefoniert, wo ich mir gedacht hab, die könnte passen. Und es hat mir wirklich eine schlaflose Nacht bereitet, weil natürlich gefühlt, wenn du am Anfang alleine arbeitest und dann jemanden einstellst, diese Verantwortung fühlt sich so groß an und so schwer und das Risiko auch so groß, weil es ja wirklich in meinem Fall eine Verdopplung der Kapazitäten war, aber damit auch die Kosten von Null, weil man am Anfang selber sich ja wirklich als Null rechnet, was absurd ist, von Null auf tausende Euro im Monat und zehntausende Euro im Jahr. Es war für mich so ein irrer Sprung und das ist, ich weiß es noch, damals extrem schwer auf meinen Schultern gelegen. Deswegen, ich kann wirklich anknüpfen. Vielleicht vorweg eine Sache. Ich glaube wirklich, dass gerade die erste Person, die man findet, schon im Regelfall immer aus dem Umfeld kommt. Und das ist jetzt nicht vielleicht Freundesbekanntenkreis, das kann aber sein Netzwerk, das kann sein Leute, die man über Ecken kennt. Ich glaube und das ist auch keine schlechte Idee, dass gerade oft am Anfang die Leute aus dem Umfeld kommen.

Aber bevor wir reinsteigen oder bevor wir darüber reden, wie man die Person findet, möchte ich dir ein paar Richtungsentscheidungen noch mitgeben, bevor du überhaupt in das reingehst. Nämlich die erste Frage, wo ich vielleicht ein Redirect versuchen würde. Anstellen oder auslagern sind zwar komplett unterschiedliche Wege, die beide gut zum Ziel führen können.

Natürlich kannst du dir jetzt überlegen, eine Assistenz anzustellen und zu sagen, okay, dort gebe ich Tasks ab und delegiere. Aber du kannst dir auch überlegen, einzelne abgegrenzte Aufgaben wirklich auszu lagern und zwar einfach an andere EPU Dienstleister und Dienstleisterinnen. Ich bin wirklich und alle, die den Podcast haben, wissen das. Also ich habe Unternehmen aufgebaut mit vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und berate teilweise CEOs mit zehntausenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Aber drinnen in meinem Herzen bin ich Team EPU, weil ich wirklich felsenfest davon überzeugt bin, dass es die unternehmerische Form der Zukunft ist, einmal mehr im KI Zeitalter, dass wir am Ende haben werden eine Armee von KI empowerten epus, die mehr leisten können, als das große Strukturen jemals konnten. Also ich glaube wirklich, ich bin absoluter Fan von epus und am meisten taugt man von epus untereinander zusammenarbeiten. Ich glaube, dass dann die maximale Effizienz kommt.

Das heißt, ich würde wirklich am Anfang die ganz kritische Frage stellen, Anstellen oder auslagern? Und zwar auslagern, insbesondere im besten Fall an jemand, an ein anderes EPU. Und das kann jetzt zum Beispiel sein.

In meinem Fall sage ich dir, bevor ich eine Mitarbeiterin angestellt hab, habe ich die Buchhaltung ausgelagert, weil es hat mir den letzten Nerv gezogen. Jedes Monatsende, wo ich wieder gesessen bin. Ich hab's wirklich, ich war am Vortag schon angefressen, Der Tag selber war sowieso im Eimer. Also es war für mich wirklich die Hölle. Es war das erste, wo ich gesagt das muss weg.

Und ich habe das dann an einen Steuerberater ausgelagert und damit war das einmal weg. Und das hat mir schon so viel Freude, Glück und inneren Frieden beschert, dass ich dann sogar noch lange ausgehalten hab bis zur ersten Mitarbeiterin. Die erste Mitarbeiterin bei mir war keine Assistenz. Es war gleich einmal eine fachliche Verbreiterung, weil ich habe einfach die administrativen Tasks versucht extrem schlank zu organisieren, aber vor allem dann in Chunks, also in Bündeln auszulagern, zum Beispiel eben die Buchhaltung, das heißt die erste Richtungsentscheidung anstellen oder auslagern. Und da bin ich vor allem, wenn es an epus ist, ein großer Fan von Auslagern, vor allem bei repetitiven Tasks oder bei wirklich fachlichen Tasks, die abgrenzbar sind, wo es Spezialisten gibt, die als epus am Markt sind, die sagen, das mache ich da.

Das ist mein erster Punkt. Die zweite Weggabelung, die ich dir geben muss, Conny, weil sonst wär die Show wirklich, sonst müssen wir es zutrauen. Wenn ich das da jetzt nicht sage, ist Mensch oder KI ist die nächste Richtungsentscheidung. Ich find total, du kannst da Assistenz zulegen. Ich weiß nur nicht, ob es unbedingt ein Mensch sein muss. Also ich weiß nicht, ob es ein richtiger ist.

Du beschäftigst dich jetzt mit der Frage, wo kann ich KI einsetzen, um bestimmte Dinge so zu automatisieren, dass sie einfach weggehalten werden von mir. Und ja, da muss man sich am Anfang ein bisschen reingraben und kleiner Hinweis, da gibt's auch wieder epus, die sich auf das spezialisieren, dass sie anderen epus dabei helfen, wie wunderbar doch die Welt ist, oder? Und dann schaust du mal, was von den administrativen Tätigkeiten kann ich auslagern an die KI und ich sage da was und ich plane es wieder zu ändern, um das so deutlich.

Nicht, dass mir jemand dann vorwirft, da Doppelbödigkeit, aber ich will es sagen, weil ich bin noch nicht hundertprozentig entschlossen, aber vielleicht ist es entgegen dessen, was man von mir erwartet. Ich habe aktuell, also letztes Jahr eine Firma verkauft, also ich hab aktuell zwei aktive Firmen plus My Personal Brand Business am Laufen mit Events wie Mindset, Mastery und Co. Bei der Gelegenheit, wenn jemand Lust hat, ich glaube, es gibt nur vereinzelte Tickets auf Philipp Maderthaner Com, mindsetmastery, also ich habe da echt was am Laufen. Ich habe aktuell keine Assistenz. Große Augen von der Conny. Ich habe aktuell keine Assistenz und erstens einmal habe ich das Gefühl, habe es jetzt nicht gebraucht, natürlich Leute, die unterstützen mich, aber ich hab nicht die klassische Assistenz und ich bin deswegen am Hadern, ob ich wieder wen einstell, weil ich genau an der Weggabelung jetzt stehe, die ich mit dir bespreche eigentlich denke mir, es ist falsch.

Eigentlich müsste man jetzt das KI Setting aufsetzen. Es kann sein, dass ich trotzdem eine Person einstelle, weil ich rund um meine Events natürlich persönliche Betreuung will und all die Dinge. Ich kann viele Gründe geben, aber ich stehe an der gleichen Weggabelung wie du. Ich hab zum Beispiel die erste Weggabelung aufs Anstellen oder Auslagern jetzt an vielen Dingen mit Auslagern beantwortet Und an der zweiten Weggabelung stehe ich selber jetzt gerade und plane schon ein paar Dinge mit KI zu beantworten und am Ende wieder ein paar Sachen mit Mensch. Aber das heißt natürlich, da musst du dich reinarbeiten oder du nimmst dir auch wieder anders EPU als Unterstützung. Aber ich würde das wirklich überlegen, mir überlegen, was sind die Dinge, die mir den letzten Nerv ziehen Und es gibt für alles ein KI Tool mittlerweile.

Es ist unfassbar. Und da den Research zu machen. Und der dritte Punkt, Conny, ist, du suchst den Leverage, also den Hebel. Um das geht es ja.

Daher kommt ja die Frage, oder Wir wollen einen Hebel reinkriegen in unserer Zeit der Tat für jeden von uns nur vier und zwanzig Stunden davon. Ich sage jetzt mal irgendwo wahrscheinlich zwischen acht und zwölf mit Arbeit und wir wollen einen Hebel reinkriegen. Und der dritte Punkt, den ich dir gerne mitgeben will, ist, wir dürfen nur mal den Horizont ein bisschen aufmachen und Hebel dort suchen, wo wir sie vielleicht gar nicht vermuten.

Ich gebe da ein paar abstruse Beispiele. Du könntest dich entscheiden, deine Wäsche in Zukunft waschen zu lassen und das nicht mehr selber zu machen und dafür die Zeit in Arbeit zu investieren. Du könntest dich entscheiden, falls du Autofahrerin bist, in Zukunft mit der Bahn zu fahren und dort zu arbeiten. Du könntest dich entscheiden, so wie ich jetzt gerade mein Kalender optimiere, dass du bei deiner ganzen Planung, ich glaube, ich habe Erfolge gemacht rund um das Thema Effizienz und wie kriege ich sozusagen Effizienz in meinen Tagesablauf rein. Du könntest dich entscheiden, dass vielleicht nicht jeden Termin, den du machst, ein Stunden Termin sein muss, sondern manche sind vielleicht ein fünf Minuten Telefonat oder fünfzehn Minuten Call statt einer halben Stunde Termin. Und der halbe Stunde Termin muss vielleicht nicht einmal persönlich sein, sondern kann über Zoom sein.

Worauf will ich hinaus? Du hast nur extreme Produktivität und Effizienz in deinem Tun drinnen, wo du auch Zeit rauskriegst. Das heißt, ich glaube, du kannst das Problem oder das Thema von zwei Seiten adressieren.

Das eine ist natürlich, du kannst Leverage kriegen, indem du Ressourcen auf die Aufgabe wirfst über Anstellen oder Auslagern über KI oder Mensch. Du kannst den Leverage aber auch kriegen, indem du Zeit frei kriegst und oder im besten Fall von beidem. Und das ist mir so wichtig.

Kann ich, weil die einfache Sache wäre jetzt natürlich zu sagen, ja kann. Ich weiß, es ist hart, das war bei mir damals hart, aber da musst du jetzt drüber. Geh ins Risiko, such dir wen und viel Spaß, weil die ehrliche Antwort ist, Conny. Das ist die Antwort. Es wird nicht besser. Es ist hart, es ist Risiko. Ich hab mir damals in die Hosen gemacht und du wirst wahrscheinlich wen im eigenen Umfeld finden, Netzwerk oder Bekanntenkreis. Das ist die Antwort.

Aber mein Versuch des Mehrwerts an dich, Conny, ist eigentlich der Schritt davor, nur mit diesen Default zu challengen. Ja, ich schwimme jetzt und jetzt brauche ich Unterstützung. Also erster Reflex ist Steuer Assistent sein und ich will mit dir einfach noch mal reinsteigen, okay, was können wir davor noch lösen? Und vielleicht ist es nur, dass es dann am Ende dazu führt, dass du Assistenz nur geringfügig einstellst und nicht zwanzig Stunden zum Beispiel, weil du die Aufgaben vorher erledigt hast. Aber das ist mein Hinweis an dich, Conny.

Wie resoniert das bei dir? Ja, also ich bin jetzt so, wenn ich darüber nachdenke, auch eher Team auslagern, muss ich sagen, weil der Gedanke einfach gefällt, da auch noch so Business Partys dann an der Seite zu haben. Man kann sich besser, man muss irgendwie den Horizont auch gemeinsam erweitern, das käuft und auch die Sache mit Wäschewaschen und so weiter. Hätte ich nie dran gedacht, meine Zeit effizienter zu nutzen, solche banalen Dinge auszulagern oder vielleicht dann jetzt einmal so oft zu machen. Ich muss ja nicht dreimal in der Woche das Haus zusammenräumen oder so.

Es sind tatsächlich ein paar so bewusste Entscheidungen und es sind aber Plätze, wo so viele nicht suchen nach Zeit, ist einfach meine Feststellung. Und das kannst du natürlich steigern. Also am Ende, ich würde es bitte nicht, wir machen bitte keine politische Debatte über Privatjets auf.

Ich bin mir des Klimafussabdrucks der Privatjets bewusst, aber es gibt Leute, die nehmen ein Privatjet, das kostet uns ein Geld und man denkt warum? Und die Antwort ist Conny, es ist genau das Thema, mit dem du dich beschäftigst, ist einfach leverage. Ist einfach Leverage.

Du kannst für ein Manöver, wenn du morgen einen Termin in Paris hast, ist es, wenn du jetzt gerade irgendwo bist, vielleicht ein Manöver von vier und zwanzig Stunden, weil du musst zum Flughafen, du fliegst dorthin, hast am Abend den Termin, dann musst übernachten, fliegst am nächsten Tag zurück, ansonsten ist ein Manöver von ein paar Stunden. Das ist, wo diese Leute, deren Zeit unfassbar viel wert ist, was glaubst du bei einem Milliardär, die stundwert ist so und die holen das damit raus. Das ist der Grund, warum ich werde, wenn ich Keynotes habe, ich fahre nie selber zu Keynotes, ich werde immer gefahren. Der Grund ist extrem schlicht, was das nämlich ist im Auto, bereite mich vor. So, wenn ich das nicht im Auto halte und das Auto selber fahren würde, müsste ich mich davor vorbereiten, dann war es ein Termin, würdest du es von meiner Zeit wegnehmen, Ist leverage. Ist leverage. Das gleiche ist, was ich mir erwäsche selber oder mache ich die Wohnung selber oder fahre ich mit dem Auto oder nehme ich die Bahn.

Also das heißt, wir finden oft Zeit und Ressourcen, wo wir sie nicht vermuten. Unabhängig davon muss ich aber wirklich sagen und das taugt mir, wann das mit dir resoniert ist. Ich liebe es an spezialisierte epus auszulagern.

Wie du sagst, erstens verbreitest du dein unternehmerisches Netzwerk, die sind verlässlich, die sind spezialisiert und du zahlst die produktive Stunde, ist doch grandios, super, richtig klasse Sache. Conny, bin extrem gespannt, wo dich das hinführt. Lass es mich gerne wissen, Haus irgendwo, wir werden sicher zu der Folge Posting machen und dann sind alle gespannt auf deinen Kommentar drunter, wie du dich entschieden hast und wo die Reise hingeht. Und dank dir wirklich für die Frage. Sie ist extrem hands on und praktisch und soll alle motivieren.

Die eine Frage haben sie auch uns zu schicken auf Social Media über unser WhatsApp Line drei hundert drei und dreiig ein und dreiig tausend fünf hundert fünf und fünfzig und deswegen danke fürs dabei sein. Ich freue mich sehr. Bis nächste Woche. Alle, die zugehört haben, alles Liebe.

Nächste Woche öffne ich meine geheime Schublade, die Schublade, in der alle meine KI Tools drinnen sind, rund um meine Podcast Produktion und werde dir zeigen, wie du den großen Leverage reinbringst, wie du mehr rausholst aus deiner Content Produktion. Die Frage kommt von der Eva und wir steigen richtig, richtig praxisorientiert und tief ein. Einschalten am Mittwoch.